Rester en conformité avec les exigences réglementaires est essentiel pour toute entreprise. Le non-respect peut entraîner des sanctions coûteuses, des problèmes juridiques et nuire à la réputation de votre entreprise. Cette liste de contrôle complète permet de garantir que votre entreprise répond à toutes les exigences réglementaires et de conformité pour 2024.
Remarque importante : Les exigences de conformité varient selon le secteur, l’emplacement et la structure de l’entreprise. Cette liste de contrôle fournit des conseils généraux, mais vous devez consulter des professionnels de la conformité familiale avec votre secteur et votre juridiction spécifique.
Conformité fiscale fédérale
✓ Déclarations de revenus fédéraux
- Produisez toutes les déclarations de revenus fédéraux requis à temps
- Retours individuels : 15 avril (ou date limite de prolongation)
- Retours du partenariat : 15 mars (ou prolongation)
- Retours de C-Corporation : 15 avril (ou prolongation)
- Retour de S-Corporation : 15 mars (ou prolongation)
✓ Paiements d'impôts estimés
- Effectuer des paiements d'impôts trimestriels accrus (si nécessaire)
- Dates d'échéance : 15 avril, 15 juin, 15 septembre, 15 janvier
- Assurez-vous que les paiements sont suffisants pour éviter les pénalités
✓ Impôts sur l'emploi
- Déposer le formulaire 941 (déclarations trimestrielles de charges sociales)
- Déposer le formulaire 940 (déclaration annuelle de revenus du chômage)
- Émettez des W-2 aux employés avant le 31 janvier
- Envoyez les 1099 aux entrepreneurs avant le 31 janvier
- Déposez les 1099 auprès de l’IRS avant le 31 janvier
Conformité fiscale nationale et locale
✓ Impôt sur le revenu de l'État
- Déposer les déclarations de revenus de l'État (le cas échéant)
- Effectuer les paiements d'impôts augmentés par l'État
- Comprendre les exigences de connexion pour les opérations multi-états
✓ Taxe de vente
- Inscrivez-vous à la taxe de vente dans les juridictions applicables
- Déposer les déclarations de taxe de vente selon le calendrier requis
- Percevoir et verser correctement la taxe de vente
- Comprendre les règles du lien économique pour les ventes en ligne
✓ Licences et permis commerciaux
- Conserver toutes les licences commerciales requises
- Renouveler les licences avant les dates d'expiration
- Obtenir des permis spécifiques à l'industrie
- Inscrivez-vous auprès des bureaux locaux des impôts sur les entreprises
Conformité en matière d'emploi
✓ Conformité au droit du travail
- Se conformer aux exigences en matière de salaire minimum (fédéral et étatique)
- Respecter les réglementations en matière de rémunération des heures supplémentaires
- Maintenir une classification appropriée des employés (exemptés ou non exemptés)
- Afficher les avis requis en matière de droit du travail
- Respecter les exigences en matière de pauses et de repas
✓ Conformité des avantages sociaux
- Se conformer aux exigences de la Loi sur les soins abordables (ACA) (le cas échéant)
- Déposer le formulaire 5500 pour les régimes de retraite (le cas échéant)
- Se conformer aux exigences COBRA (le cas échéant)
- Maintenir l'assurance contre les accidents du travail
- Se conformer aux exigences de l'assurance invalidité de l'État
✓ Sécurité au travail
- Se conformer aux exigences de l'OSHA
- Tenir à jour les dossiers et rapports de sécurité
- Effectuer la formation de sécurité requise
- Afficher les avis de sécurité requis
✓ Lois anti-discrimination
- Se conformer au titre VII, à l'ADA, à l'ADEA et aux autres lois anti-discrimination
- Maintenir des politiques d’égalité des chances en matière d’emploi
- Organisateur d'une formation sur la prévention du harcèlement
- Maintenir des procédures d'embauche et de licenciement appropriées
Conformité financière et comptable
✓ Tenue des dossiers financiers
- Tenir des dossiers financiers précis et complets
- Conserver les dossiers pendant les périodes de conservation requises (généralement 7 ans pour les dossiers fiscaux)
- Rapprocher les comptes bancaires mensuellement
- Maintenir une documentation organisée pour toutes les transactions
✓ Rapports financiers
- Préparateur des états financiers précis
- Déposer les rapports requis auprès des agences d'État (le cas échéant)
- Se conformer aux PCGR (Principes comptables généralement reconnus) si nécessaire
- Maintenir des contrôles internes appropriés
Conformité spécifique à l'industrie
✓ Industrie de la santé
- Se conformer aux exigences HIPAA
- Maintenir la protection de la vie privée des patients
- Déposer les rapports de santé requis
✓ Services financiers
- Se conformer aux réglementations de la SEC (le cas échéant)
- Maintenir les licences et les enregistrements requis
- Respecter les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d'argent
✓ Restauration
- Maintenir les permis du service de santé
- Respecter les réglementations en matière de sécurité alimentaire
- Effectuer les inspections requises
✓ Construction
- Maintenir les licences d'entrepreneur
- Respecter les codes de construction et les permis
- Maintenir l’assurance et les précautions requises
Confidentialité et sécurité des données
✓ Protection des données
- Se conformer aux lois applicables sur la confidentialité des données (RGPD, CCPA, etc.)
- Mettre en œuvre des mesures de sécurité des données
- Maintenir les politiques de confidentialité
- Protégez les données des clients et des employés
- Avoir un plan de réponse aux violations de données
Conformité des entités commerciales
✓ Dépôts d'entreprise
- Déposer des rapports annuels auprès de l'État (si nécessaire)
- Maintenir un agent enregistré
- Tenir les assemblées requises des actionnaires/associés
- Tenir les procès-verbaux et les dossiers de l'entreprise
- Déposer les déclarations de revenus d'État requis
✓ Nom commercial et marques déposées
- Maintenir l'enregistrement du nom commercial
- Renouveler les marques déposées et les marques de service
- Déposer les enregistrements DBA (Doing Business As) si nécessaire
Exigences d'assurance
✓ Assurance requise
- Maintenir une assurance responsabilité civile générale
- Maintenir l'indemnisation des accidents du travail (si nécessaire)
- Maintenir une assurance responsabilité professionnelle (le cas échéant)
- Maintenir une assurance de biens professionnels
- Examiner et mettre à jour la couverture chaque année
Conformité aux contrats et aux accords
✓ Gestion des contrats
- Examiner tous les contrats pour vérifier les exigences de conformité
- Renouveler ou résilier les contrats selon les besoins
- Maintenir des dossiers de contrats organisés
- S'assurer que les contrats sont conformes aux lois applicables
Surveillance continue de la conformité
Meilleures pratiques :
- Effectuer des examens de conformité trimestriels
- Restez informé des évolutions réglementaires
- Maintenir un calendrier de conformité avec toutes les échéances
- Documenter toutes les activités de conformité
- Ancien personnel aux exigences de conformité
- Travailler avec des professionnels de la conformité
Calendrier de conformité
Créez un calendrier de conformité avec les dates clés :
- Mensuel : Dépôts de charges sociales, déclarations de taxe de vente (si mensuelles)
- Trimestriel : Paiements d'impôts accrus, déclarations de charges sociales (formulaire 941), déclarations de taxe de vente (si trimestrielles)
- Annulation : Déclarations de revenus, rapports annuels, renouvellements de permis, renouvellements d'assurance
- Au besoin : Demandes de licence, renouvellements de permis, dépôts réglementaires
Quand demander l’aide d’un professionnel
La conformité peut être complexe, en particulier pour les entreprises opérant dans plusieurs juridictions ou dans des secteurs hautement réglementés. Pensez à travailler avec des professionnels si vous :
- Opérer dans plusieurs États ou pays
- Sont dans un secteur hautement réglementé
- Avoir reçu des avis des agences de réglementation
- Vous n'êtes pas sûr des exigences spécifiques
- Vous souhaitez garantir une conformité complète
- Besoin d'aide pour établir des systèmes de conformité
Conclusion
Le maintien de la conformité est une responsabilité continue qui nécessite une attention aux détails et une mise à jour des changements réglementaires. Cette liste de contrôle fournit une base, mais n'oubliez pas que les exigences de conformité sont spécifiques à votre type d'entreprise, à votre secteur d'activité et à votre emplacement.
Chez Optimum CPA, nous sommes spécialisés dans l'aide aux entreprises pour maintenir leur conformité à toutes les exigences réglementaires. Nos spécialistes de la conformité peuvent vous aider à identifier les exigences, à établir des systèmes et à garantir que vous respectez tous les délais. Nous restons au courant des changements réglementaires afin que vous n'ayez pas à le faire.
Obtenez une assistance en matière de conformité